في عالم الأعمال السريع، يواجه القادة تحديات كبيرة في تحديد أولوياتهم. هذا المقال يستكشف الأسباب وراء ذلك وكيف يمكنهم تحسين إدارة وقتهم.
لماذا يعاني القادة من تحديد الأولويات، وليس إدارة الوقت؟
هل تجد نفسك مشغولاً بالمهام المتعددة في العمل؟
هل تشك في إنتاجيتك؟
هل تشعر أنك لا تملك الوقت الكافي للتركيز على ما هو مهم حقًا؟
قد تكون المشكلة ليست في مهارات إدارة الوقت، بل في فهم ما فقط يمكنك القيام به.
كمدرب تنفيذي يعمل مع الرؤساء التنفيذيين في قائمة Fortune 500، أطرح سؤالاً يحيرهم: ماذا يمكن فقط للرئيس التنفيذي أن يفعل؟
عندما تكون رئيسًا تنفيذيًا، لديك حرية كبيرة في كيفية قضاء وقتك. لا أحد يحدد لك الاجتماعات التي يجب أن تحضرها (باستثناء اجتماعات مجلس الإدارة)، أو المشاريع التي يجب أن تعمل عليها، أو متى يبدأ يومك أو ينتهي. هناك عدد أكبر من الأشخاص والمشاريع التي تتطلب وقتك مقارنة بعدد الساعات في الأسبوع. لذا، كيف تقرر ما يجب أن تعطيه الأولوية، وما الذي يتطلب حضورك، وأين سيكون لتأثيرك الأثر الأكبر؟
يبدأ الأمر بتحويل السؤال من “كيف أتناسب مع كل شيء؟” إلى “ما الذي يمكن فقط أن أفعله؟” – ومن ثم مواءمة سلوكك مع المتطلبات الحقيقية لدورك.
تحديد أولويات القيادة: كيف يقرر القادة ما يستحق وقتهم
غالبًا ما يكون القادة – وخاصة على المستوى التنفيذي – هم الوحيدون في مناصبهم، لكنهم لا يفكرون في الأنشطة التي لا يمكن القيام بها إلا من قبل الشخص الذي يتولى هذا الدور. على سبيل المثال، يجب على الرئيس التنفيذي وضع استراتيجية الشركة. إذا كنت رئيسًا تنفيذيًا ولا تقضي وقتًا كبيرًا في الاستراتيجية، فأنت فاشل في دورك. ومع ذلك، يقضي العديد من القادة وقتهم في القيام بما يحبون أو ما يعتقدون أنهم يجيدونه، أو ما فعله الشخص السابق في منصبه. مع مرور الوقت، يمكن أن تصبح هذه السلوكيات الافتراضية نقطة عمياء مكلفة في تحديد الأولويات.
عند مساعدة الرؤساء التنفيذيين على تحديد الأولويات، أبدأ بالسؤال عن أهم خمس أولويات لديهم. ثم ننظر إلى تقويمهم للأشهر الثلاثة الماضية لنرى أين ذهب وقتهم بالفعل. في كثير من الأحيان، أقل من 50 بالمائة من ساعاتهم تعكس ما يقولون إنه الأكثر أهمية.
حدسيًا، نعلم جميعًا سبب حدوث ذلك. نحن مشتتون عما يجب أن نفعله، لأنه في تلك اللحظة يبدو أن هناك شيئًا ما ملحًا، وإذا لم نهتم به، ستظهر أزمة. أو يتم إغراءنا للقيام بالأشياء التي نستمتع بها ونجيدها؛ أو نحن مقتنعون بأن مشكلة معينة تتطلب خبرتنا الخاصة. لقد عملت مع أحد الرؤساء التنفيذيين الذي كان يحب التدخل وحل المشكلات الصعبة لدرجة أنه عرض بفخر خوذة رجل الإطفاء في مكتبه. على الرغم من أن هذه كانت قوته الخارقة، إلا أنها أصبحت أيضًا نقطة عمياء عندما أبعدته عن العمل فقط يمكنه القيام به.
الأدوار والمسؤوليات القيادية: ماذا فقط يمكنك أن تفعل
الأدوار في المخطط التنظيمي للشركة موجودة بسبب فقط الشخص الذي يقوم بهذا الدور مخول باتخاذ قرارات معينة أو القيام بأنشطة معينة. إذا لم تكن هناك واجبات خاصة تم تعيينها لدور ما، فلن يلزم أن يكون هذا الدور موجودًا ويمكن إزالته من المخطط التنظيمي.
اقرأ أيضًا...
التفكير في ماذا فقط يمكن للشخص الذي يقوم بالدور أن يقوم به هو تمرين مثبت في التركيز. إنه يلغي ما نحب وما نكره، وخبرتنا الفريدة، ومخاوفنا بشأن التوقعات المجتمعية أو المهنية. إنه يركز اهتمامنا على ما هو مهم حقًا للنجاح في عملنا.
ماذا فقط يمكن للرئيس التنفيذي أن يفعل
لقد وجدت أن هناك 5 أشياء فقط يمكن للرئيس التنفيذي أن يفعلها. إن الرؤساء التنفيذيين الذين يقومون بتصفية المتطلبات على وقتهم من خلال هذه المهام الخمس يتمتعون بالكفاءة والفعالية. وإذا لم يقم الرئيس التنفيذي بهذه الواجبات الخمس، فإما أنه لم ينجزها، أو أن الشخص الخطأ يعمل عليها.
- توظيف وفصل كبار أعضاء الفريق. يبدو هذا واضحًا، لكنني عملت مع العديد من المنظمات حيث قبل الرئيس التنفيذي، عند وصوله، الفريق الموجود، أو تم تفويض اختيار الفريق الأول وتوظيفه إلى الموارد البشرية. لا يجب أن يكون كبار أعضاء الفريق خبراء في الموضوع فحسب، بل يجب عليهم أيضًا أن يكونوا مكملين للرئيس التنفيذي. يعرف الرئيس التنفيذي الواعي بذاته مواهبه وثغراته ويختار أعضاء الفريق وفقًا لذلك.
- امتلاك الاستراتيجية. يتحمل الرؤساء التنفيذيون المسؤولية عن القرارات التي يتم اتخاذها بشأن كيفية تخصيص موارد الشركة ومتى وأين، وما هي الفرص التي يجب متابعتها والتهديدات التي يجب التخفيف منها.
- ضمان الإخلاص للأولويات. يحتاج الموظفون إلى معرفة ما يجب أن يعملوا عليه، والرئيس التنفيذي هو السلطة المطلقة لكبح جماح وفرة الأولويات.
- مناصرة الثقافة. يعرف الرؤساء التنفيذيون أن الثقافة تصنع نجاح الشركة أو تحطمه، وعليهم أن يكونوا يقظين باستمرار لكيفية استخدام قوة مناصبهم لدعم المبادرات الثقافية.
- امتلاك العلاقات الرئيسية. أعضاء مجلس الإدارة والعملاء المهمون والمستثمرون والموردون يريدون فقط التحدث إلى الرئيس التنفيذي. لا يمكن تفويض هذه العلاقات ويجب الاهتمام بها بعناية وتطور.
بمجرد أن يصبح الرئيس التنفيذي واضحًا بشأن هذه الواجبات الخمس، يمكنه استخدام الإطار التالي لتحديد أولويات وقته.
- ماذا يملكون؟
- ماذا يملكون في شراكة مع آخر؟
- ما الذي يجب عليهم تفويضه؟
- ما الذي يجب عليهم مراقبته؟
- ما الذي يجب عليهم تجاهله؟
ما يمكن إلا أنت تفعل؟
مهما كان دورك، هناك أشياء فقط دورك يمكن القيام به. هل تعرف ما هم؟ ما هو دورك في دعم استراتيجية الشركة وأولوياتها؟ ما هو دورك في تمثيل ودعم ثقافة الشركات؟ ما هي العلاقات الرئيسية التي تمتلكها، وأي منها يمكن تفويضها للآخرين؟ هل أنت واضح بشأن القرارات التي يحق لك فقط اتخاذها في دورك؟ هل تتخذ قرارات يجب أن يتخذها من تديرهم؟
إن فعالية القيادة لا تتعلق بالقيام بالمزيد والمزيد من الأشياء المهمة حقًا. عندما تنظم وقتك مع الأشياء التي يمكنك القيام بها فقط، فإنك تتجنب النقاط العمياء وتقود بالنية بدلاً من الاندفاع.
للحصول على نظرة أعمق حول كيفية تأثير النقاط العمياء في تحديد الأولويات على القيادة التنفيذية، اقرأ دراسة الحالة هذه.
المصدر: Psychology Today: The Latest
تذكر أن الفعالية القيادية تعتمد على القدرة على التركيز على ما يمكن القيام به فقط. اتخذ خطوات اليوم لتحديد أولوياتك بشكل أفضل.
